Pracovné prostredie a produktivita
3 osvedčené stratégie na organizáciu pracoviska a zvýšenie produktivity
Neproduktívna práca má mnoho tvárí: tím pôsobí na poradách nemotivovane, niektorí zamestnanci sú nápadne často neprítomní alebo kvalita práce je vo všeobecnosti neuspokojivá. Tento zoznam by mohol pokračovať ďalej, určite by ste aj vy vedeli uviesť jeden či viacero príkladov zo svojho podniku.
Ako protiopatrenie sa uvádzajú často príliš všeobecné prístupy ako „Zamerajte sa na aktívnu účasť!“ alebo „Zlepšite komunikáciu!“. Ako z nich však možno vyvodiť konkrétne a v praxi použiteľné stratégie na zvýšenie produktivity?
Na zodpovedanie tejto otázky je nutné zblízka sa pozrieť na faktory, ktoré výrazne ovplyvňujú produktivitu zamestnancov vo vašom podniku:
Pracovisko
Vzhľad a kvalita fyzického pracovného prostredia môžu znižovať alebo zvyšovať produktivitu vášho tímu.
Pracovné procesy
Optimalizované pracovné postupy vo vašej spoločnosti zvyšujú efektivitu, zabezpečujú väčšiu transparentnosť a uľahčujú spoluprácu v rámci vášho tímu – skrátka, podporujú produktivitu.
Pracovná atmosféra
Dobrá podniková kultúra ovplyvňuje mentalitu vašich zamestnancov a spôsob ich vzájomného správania a odráža sa v kvalite a produktivite práce vo vašom podniku.
Pozitívne zmeny v týchto oblastiach vám pomôžu zvýšiť angažovanosť vašich zamestnancov, zvýšiť efektivitu vášho tímu a v konečnom dôsledku znížiť počet absencií. V tomto príspevku nájdete pre každú oblasť stratégiu s konkrétnymi návrhmi na zlepšenie, ktoré vám pomôžu zaviesť nové opatrenia na zvýšenie produktivity alebo rozšíriť existujúce prístupy vo vašom podniku.
1. Príjemné pracovné prostredie podporujúce produktivitu
Začnime od toho najzákladnejšieho: charakteru bezprostredného fyzického prostredia vašich zamestnancov. Aký vplyv majú na produktivitu vášho tímu faktory ako hluk, svetlo alebo kvalita vzduchu? Podnecuje vybavenie vašich priestorov kreativitu a produktivitu?
- Veľmi tmavé svetelné podmienky, zlá kvalita vzduchu a vysoké teploty v pracovnom priestore alebo hluk z výrobných alebo skladovacích priestorov môžu nielen pôsobiť rušivo, ale v niektorých prípadoch dokonca môžu byť zdraviu škodlivé.
Najlepšie je opýtať sa priamo zamestnancov, aké podmienky pociťujú ako zaťažujúce a stresujúce. Aj zdanlivo nenápadné zvuky, ako napríklad časté vyzváňanie pevných liniek alebo mobilných telefónov, môžu z dlhodobého hľadiska pôsobiť veľmi rušivo a mať negatívny vplyv na produktivitu. - Otvorená štruktúra pracovného priestoru so skupinovými pracovnými stolmi podporuje kreativitu a produktivitu. Nechcete alebo nemôžete robiť úplnú zmenu usporiadania svojej kancelárie?
Zvážte napríklad vybavenie miestnosti analógovými prezentačnými prostriedkami a pohodlným nábytkom na sedenie určenými špeciálne na interaktívne metódy rozhodovania alebo rozvíjania nápadov. - Zamerajte sa na čistotu a poriadok v priestoroch: Prehľadne štruktúrované a upratané pracovisko bez zakladačov spisov povaľujúcich sa všade naokolo, naukladaných kartónov či omrviniek na klávesnici pomáha vašim zamestnancom lepšie sa sústrediť.
2. Efektívne a odľahčujúce pracovné procesy
Výkonnosť vašich zamestnancov ovplyvňujú aj organizačné procesy vo vašom podniku: čím sú pracovné procesy prehľadnejšie a štruktúrovanejšie, tým efektívnejšie a produktívnejšie môže váš tím pracovať.
- Zlepšite pracovné procesy vo svojom podniku: štandardizované štruktúry priečinkov uľahčujú vyhľadávanie dokumentov naprieč oddeleniami, štandardizované formuláre a schvaľovacie procesy zabezpečujú plynulý a rýchly priebeh každodenných procesov.
- Mnohé úlohy v oblasti riadenia nákupu alebo účtovníctva možno zjednodušiť pomocou online nástrojov a automatizovaných riešení, ako je napríklad elektronické obstarávanie. Ušetríte tak čas a zdroje a odbremeníte svojich zamestnancov.
- Zjednodušiť môžete aj pokyny, ktoré sa opakujú a zakaždým zaberajú veľa času: príručky alebo štandardizované školiace programy sú ideálne napríklad na školenie nových zamestnancov alebo na vykonávanie bezpečnostných školení.
3. Pozitívna a otvorená podniková kultúra
Produktivita, angažovanosť a motivácia sú témy, ktoré spolu úzko súvisia a vzájomne sa podmieňujú. Naša posledná oblasť „pracovná atmosféra“ je preto pravdepodobne najkomplexnejšou témou a zároveň jednou z najdôležitejších na dosiahnutie zvýšenia produktivity.
- Zdravá rovnováha medzi pracovným a súkromným životom a právo vyjadriť sa pri stanovovaní pracovného času zvyšujú motiváciu, a tým aj produktivitu. Umožnite svojim zamestnancom flexibilne si organizovať pracovný čas.
Ponúknite počas niektorých dní home office alebo poskytnite tímu väčšiu voľnosť, pokiaľ ide o obedňajšie prestávky: ak niekomu napríklad vyhovuje v jeden deň v týždni si prestávku o niečo predĺžiť, môže na druhý deň prísť skôr. - Dobrá komunikácia je veľmi komplexná téma. Radi by sme vám poskytli nasledujúce základné tipy: pravidelne venujte dostatok času a priestoru rozhovorom aj o zdanlivo „nedôležitých“ témach každodennej práce v kancelárii, aby ste podporili vzájomnú komunikáciu.
Na poradách dbajte na pozitívnu komunikáciu: vyhnite sa obviňovaniu a nekonečnému pripomínaniu starých problémov z minulosti a zamerajte sa na konštruktívne návrhy na zlepšenie s výhľadom do budúcnosti. - Zdravie vašich zamestnancov sa neobmedzuje len na spomínané fyzické faktory, ale súvisí aj s duševnými aspektmi, ako je napríklad úroveň stresu. Zložitá úloha: príliš vysoká, ale aj príliš nízka úroveň stresu môže znížiť produktivitu človeka. V tejto oblasti je preto dôležité, aby ste svoj tím veľmi dobre poznali: Kto už dlho vykonáva stále tie isté úlohy a potreboval by trochu motivačnej vzpruhy v podobe kratšieho termínu? Kto je v danej oblasti ešte relatívne nový, má sa ešte veľa čo učiť a potrebuje trochu odľahčiť?
Zostaňte v hre: zvyšovanie produktivity je nepretržitý proces
Dobré zapojenie zamestnancov, efektívna organizácia pracoviska a zvyšovanie produktivity sú témy, ktorých realizácia napreduje často len veľmi pomaly. Nenechajte sa odradiť množstvom možných (a často nevyhnutných) opatrení.
Najlepšie je vybrať si na začiatok ciele, ktoré sú najľahšie zrealizovateľné. Potom si stanovte termíny pre náročnejšie oblasti a zvážte, ktoré krátkodobé opatrenia chcete postupne realizovať, aby ste v dlhodobom horizonte dosiahli komplexnejšie ciele.
Kontaktujte nás!
V prípade akýchkoľvek otázok sme vám kedykoľvek bezplatne k dispozícii.