Efektívne plánovanie a vykonávanie inventúry

Pravidelné vykonávanie inventúr vo vašom podniku vám pomáha podchytiť skutočný stav. Pri inventarizácii sa eviduje všetok fyzický tovar (fyzická inventúra), nehmotné obežné aktíva a záväzky (inventúra účtovná), ako aj tovary spadajúce pod hnuteľný majetok, teda vozidlá, stroje a vybavenie podniku (inventúra majetku).

Minimálne jedenkrát ročne, v stanovený deň, formou inventúry zabezpečujete, aby kontinuálna evidencia prírastkov a úbytkov vo vašom systéme tovarového hospodárstva, ako aj účtovníctvo vášho podniku boli vedené správne.

Ak to chceme zhrnúť, pravidelná inventarizácia vo vašom podniku:

Každoročná inventúra slúži teda nielen na kontrolu pre daňový úrad. Aj pre váš podnik je inventarizácia zmysluplným prostriedkom na preverenie interného účtovníctva a porovnanie požadovaného a skutočného stavu.

Daňový úrad predpisuje pre váš podnik inventúru vtedy, ak ako podnik podliehate povinnosti zostavenia účtovnej závierky. Avšak aj pre malé podniky, ktoré tejto povinnosti nepodliehajú, je dobrovoľná inventúra účelná na preverenie reálnej finančnej situácie.

Tip od experta: Pri inventarizácii sa nekoncentrujte len na tovar vo vašom sklade. Aj tzv. C tovary (tovary nízkej hodnoty vo veľkom množstve), to znamená materiály, ktoré sa priamo nezúčastňujú na tvorbe hodnôt vo vašom závode, majú byť vyčíslené. Týmto sú myslené napríklad kancelárske pomôcky alebo čistiace prostriedky.

Principiálne je inventúra predpísaná k rôznym termínom: cielene pri založení podniku a pri personálnych zmenách vo vedení spoločnosti, ako aj pravidelne ku koncu každého obchodného roka.

Obchodný rok zodpovedá vo väčšine podnikov kalendárnemu roku, rozhodujúci deň každoročnej inventarizácie spadá spravidla na 31. decembra. Často je nemožné vykonať inventúru za jeden deň. Rôzne typy inventúr preto umožňujú vykonávať inventarizáciu pred alebo po rozhodujúcom dni ročnej závierky (pozri typy inventúr).

Inventúra vykonaná k rozhodujúcemu dňu je najbežnejším typom inventúry. V tomto prípade sa vykoná kompletná inventarizácia v posledný deň obchodného roku – bilančný deň.

Inventúra s časovým posunom maximálne desať dní pred alebo po rozhodujúcom dni ročnej závierky je prípustná. V tomto prípade sa musia všetky množstevné alebo hodnotové zmeny zásob v rámci týchto dní pripočítať, resp. odpočítať na základe dokladov k vlastným zásobám k bilančnému dňu.

Pozor: Tu sa nejedná o inventúru náhodne vybraných položiek, pri ktorej sa inventarizácia vykonáva na základe reprezentatívnych námatkových vzoriek. Tento typ inventúry musí byť oficiálne vyžiadaný na daňovom úrade a povoľuje sa len pre veľmi veľké podniky za určitých podmienok.

Pri permanentnej inventúre zaznamenávate zásoby rôznych tovarových skupín v rôznych dňoch počas celého roka. Jedenkrát v roku, v stanovenom bilančnom dni sa potom vykoná fyzická inventúra pre všetky tovarové skupiny, aby bolo možné vykonať porovnanie požadovaného stavu a skutočného stavu. Aby ste ušetrili zdroje a čas, môžete si na vykonanie fyzickej inventúry zvoliť deň, v ktorom sú zásoby tovaru na sklade nízke.

Toto je typ inventúry s časovým posunom. Pri „posunutej“ inventúre sa inventarizácia môže vykonať buď tri mesiace pred alebo dva mesiace po vlastnom bilančnom dni. Rozhodujúcim však zostáva skutočný stav vo vlastnom rozhodujúcom dni ročnej závierky. Tento stav musí byť hodnotovo aktualizovaný, resp. spätne prepočítaný.

Posunutá inventúra umožňuje väčšiu flexibilitu. Skrýva však aj niektoré úklady, pretože príslušné zmeny zásob sa kvôli korektnej aktualizácii, resp. prepočítaniu musia presne dokumentovať celé mesiace.

Pozor: O tento typ inventúry je treba vopred požiadať na daňovom úrade.

Za deň na vykonanie inventúry vo vašich kancelárskych priestoroch je najlepšie zvoliť si termín, keď vo vašom podniku nevládne veľký zhon.

To isté platí pre inventarizáciu v sklade. Dôležité je tiež uvedomiť si: Dobrý okamih na vykonanie fyzickej inventúry je vtedy, keď váš sklad vykazuje nízke zásoby.

Typy inventúr s časovým posunom vám poskytujú určitú flexibilitu. Nezabudnite si však naplánovať aj čas, ktorý budete potrebovať na prepočítanie stavu zásob k bilančnému dňu. Čím viac dní sa nachádza medzi dňom vykonania inventúry a bilančným dňom, tým náročnejšie to pre vás bude.

V závislosti od veľkosti vášho podniku trvá inventarizácia niekoľko hodín, jeden deň alebo viacero dní. V prípade pochybností si naplánujte radšej o niečo viacej času, aby ste sa vyhli tomu, že sa v dôsledku časového tlaku vyskytnú chyby spôsobené nepozornosťou.

Mnohé podniky vykonávajú inventúru dokonca mimo riadneho pracovného času, aby sa mohli plne koncentrovať na inventarizáciu.

Zvážte, či ste schopní vykonať inventúru s vašimi vlastnými zamestnancami, alebo či je účelné zamestnať inventarizačných pomocníkov.

Aj keď dodatoční pomocníci predstavujú ďalšiu položku z hľadiska nákladov, vynaloženie týchto nákladov sa v mnohých prípadoch oplatí. Skúsení inventarizační pomocníci vykonajú inventarizáciu spravidla plynule a spoľahlivo, vlastní zamestnanci sa pritom nemusia zdržiavať od vlastnej práce.

Nezainteresované osoby majú okrem toho nezaujatý pohľad na situáciu vo vašom podniku, preto si ľahšie všimnú nezhody. Ak inventarizáciu vykonávate s vlastnými pracovníkmi, nasaďte príslušného pracovníka do iného oddelenia, teda nie do jeho každodenného pracovného prostredia.

Ideálne je, ak zamestnanci pri vykonávaní inventúry pracujú v tímoch po dvoch. Jeden zamestnanec píše a druhý zaznačuje. Takto sa minimalizujú chyby a inventúra prebieha rýchlejšie.

Ak sa rozhodnete angažovať personál na vykonanie inventúry, títo pomocníci spravidla vedia, aký je správny postup. Svojim vlastným pracovníkom by ste však v každom prípade mali pravidlá pred inventúrou pripomenúť.

Pri evidovaní artiklov je vhodné postupovať zľava doprava a zhora nadol. Keď tím ukončil určitú oblasť, mal by túto oblasť vhodne označiť, aby sa predišlo duplikácii. Inventarizačné zoznamy sa majú vypĺňať čitateľne a tlačeným písmom. Stanovte napríklad predpisy na spôsob písania číslic, aby neskôr nedochádzalo k zámenám.