Agilná kancelária: Ako prijímať lepšie rozhodnutia pre úspešnú budúcnosť

Agile work a pojmy ako scrum sú dnes často veľmi frekventované. Pretože postupujúca digitalizácia vnáša úplnú zmenu do starých známych pracovných postupov a podnikových štruktúr – a to v každom odvetví, v každom druhu podniku.

Kde v minulosti boli bežnou formou dlhé fázy projektovania, plánovanie obchodných rokov a jasne vymedzené procesné jednotky, tam je dnes podnikateľský svet nútený konfrontovať sa s faktorom neistoty, neustále kratšími cyklami vývoja a produktovými cyklami a s neustálou komunikáciou a súbežnosťou digitálneho hospodárstva.

Za týchto predpokladov ťažko rátať s úspechom pri využívaní tradičných projekčných a pracovných procesov. Softvérový priemysel si túto skutočnosť uvedomil ako prvý a s metódou známou pod pojmom „scrum“ formuloval agilný vývoj produktov, ktorý bol veľkoplošne prevzatý ako cez „kopirák“ pre všetky podnikové štruktúry a projekčné procesy.

Je zrejmé, že z hľadiska všetkých týchto funkcií sú tradičné kancelárske štruktúry s pevnými pracoviskami, samostatné kancelárie a zastaraná prezentačná technika, nevhodné. Pretože len vtedy, keď sú všetky osoby zúčastnené na procesoch vždy dokonale informované, môžu jednotlivé faktory agilného podniku navzájom do seba zapadať: Už len preto musí agilná kancelária obsahovať konštrukčné prvky podporujúce princípy scrumových a agilných princípov:

Inými slovami: vysoko komplexné projekty sa síce nestávajú menej komplexnými, avšak ich rozložením na dielčie kroky, jasným priradením rolí a správnymi dokumentačnými a vizualizačnými technikami sa zjednodušuje ich prístupnosť a realizovateľnosť.

Kľúčovým prvkom metódy scrum sú štyri míľniky, nazývané mítingy, v ktorých členovia scrumových tímov zdieľajú svoju prácu a svoje výsledky s kolegami a inými dôležitými účastníkmi. Osobitosťou týchto mítingov je ich formalizácia vysokého stupňa:

Ako jednoducho znejú tieto pravidlá, tak revolučné sú však pri porovnaní s typickou kultúrou mítingov. Práve v počiatočnej fáze na ceste k agilnej organizácii je preto potrebný silný moderátor alebo coach, ktorý riadi fázu prechodu. V scrume sa táto rola nazýva scrum master.

Tento pracovník je nielen zodpovedný za plynulý priebeh, ale aj za to, aby zodpovedali požadované rámcové podmienky pre štyri rôzne typy mítingov. A to sa vzťahuje aj na zariadenie kancelárie.

Napriek tomu, že štyri druhy mítingov predstavujú podľa metodiky scrum len jednu oblasť agilnej metódy práce, sú perfektným príkladom toho, aká dôležitá je vzájomná interakcia stanovených rámcových podmienok, zariadenia a rozhodnutí v modernom podniku.

V sprint planning sa načrtáva nasledujúca fáza projektu (sprint) vo forme cieľov a úloh (tasks). Toto stretnutie so všetkými rolami v scrum frameworku (pracovník s rozhodujúcou právomocou product master, team master a scrum master) trvá maximálne dve hodiny v každom sprint-týždni a malo by sa preto tomu zodpovedajúc realizovať v optimálne vybavenej projekčnej miestnosti s dostatočnou pracovnou plochou a modernou prezentačnou technikou.

Daily scrum je každodenný úvodný míting scrum-tímu so scrum masterom. Trvá len maximálne 15 minút a konštatuje sa ňom, čo bolo alebo nebolo dosiahnuté v predchádzajúci deň a ako bude vyzerať nadchádzajúci pracovný deň. Tieto stretnutia sa uskutočňujú postojačky, aby sa dodržala požadovaná stručnosť. Perfektným miestom na toto stretnutie je pult, takzvaný taskboard (tabuľa na riešenie úloh) je takmer nevyhnutnosťou na prehľadné zobrazenie vybavených a na vybavenie čakajúcich úloh.

Sprint review vytvára predbežný záver na konci sprintu. Osobitosťou je tu vyžiadanie si feedbacku od zákazníka k aktuálnemu stavu produktu/projektu a jeho zahrnutie do plánovania nasledujúceho kroku. Tento maximálne jednohodinový míting v každom sprint-týždni by sa mal uskutočňovať v príslušne reprezentatívnej konferenčnej miestnosti, v ktorej zákazník získa pozitívny dojem o firme. Aj tu je nevyhnutnosťou najmodernejšia prezentačná a prednášková technika.

Sprint retrospektive konštatuje síce tiež závery týkajúce sa predchádzajúceho sprintu, je to však interná tímová záležitosť, v ktorej ide o spôsob práce tímu a v ktorej je priestor na kritiku a sebareflexiu. Toto 45-minútové stretnutie by sa malo uskutočňovať v príjemnom, chránenom prostredí, mimo vlastného pracoviska a „oficiálnych“ rokovacích miestností. Vhodnou možnosťou sú tu rohové priestory s pohodlným miestom na usadenie s bistro stolíkmi a kreslami.

Optimálne spojenie analógových a digitálnych vizualizačných a prezentačných pomôcok v agilnej kancelárii by sa nemalo podhodnocovať. S vizualizáciou a komunikáciou ako organizačným kľúčovým faktorom získajú klasické súpravy bielych tabúľ a flipchartov znovu nový význam.

Ako takzvaný taskboard (tabuľa na riešenie úloh), konštruovaný na základe kanbanovej tabule, je biela tabuľa jednoduchou vizualizačnou pomôckou, na ktorej je možné rozvíjať a priraďovať každodenné úlohy alebo väčšie plánovacie sekcie.

Preto by sa tieto mali umiestňovať na dobre viditeľné a využiteľné miesto, kde sa tímy (denne) stretávajú – teda nielen do konferenčnej miestnosti alebo separátnej kancelárie, ale aj vedľa pultov alebo meeting pointov.

Samozrejme, agilná kancelária existuje vďaka digitálnemu zosieťovaniu. Plánovania a dokumentácie sa spoločne zapracúvajú do digitálnych nástrojov. Preto je tak dôležitá mobilná technika – tablety, notebooky, smartfóny.

V agilnej kancelárii ich doplníte prezentačnými a pracovnými pomôckami, ako sú stolné stojany na tablety GO-TO™ alebo súprava Capture APP, pomocou ktorých môžete perfektne digitalizovať analógové schémy zobrazené na bielych tabuliach.

Motto agilnej práce znie: Menej hovoriť, viac povedať, viac vykonať. Dôležitou súčasťou agilnej organizácie sú preto komunikačné školenia a nová mítingová kultúra. To všetko potrebuje cvik, vstupné údaje a čas.

Pri výbere správnej výbavy pre Vašu agilnú kanceláriu Vám, ako nášmu zákazníkovi, radi pomôžeme aj v osobnom rozhovore. Neváhajte, a kontaktujte nás.