Späť
Produktový poradca Kancelária

Agilná kancelária: Ako prijímať lepšie rozhodnutia pre úspešnú budúcnosť

Či v sklade, vo výrobe, na oddelení vývoja alebo na úseku riadenia vzťahu so zákazníkmi: Nikdy doteraz nebolo natoľko dôležité dospieť tak rýchlo k správnym rozhodnutiam. Ak svoje mítingy, procesy a zariadenie podniku nasmerujete na princíp agilnej práce (agile work), budete v snahe o získanie zákazníkov, inovačnej schopnosti a orientácii na budúce výzvy určite vo významnom predstihu.

Poradca pre agilnú kanceláriu wt$

Faktor neistoty ako tvorivý princíp: K čomu potrebujem agilnú kanceláriu?

Agile work a pojmy ako scrum sú dnes často veľmi frekventované. Pretože postupujúca digitalizácia vnáša úplnú zmenu do starých známych pracovných postupov a podnikových štruktúr – a to v každom odvetví, v každom druhu podniku.

Kde v minulosti boli bežnou formou dlhé fázy projektovania, plánovanie obchodných rokov a jasne vymedzené procesné jednotky, tam je dnes podnikateľský svet nútený konfrontovať sa s faktorom neistoty, neustále kratšími cyklami vývoja a produktovými cyklami a s neustálou komunikáciou a súbežnosťou digitálneho hospodárstva.

Za týchto predpokladov ťažko rátať s úspechom pri využívaní tradičných projekčných a pracovných procesov. Softvérový priemysel si túto skutočnosť uvedomil ako prvý a s metódou známou pod pojmom „scrum“ formuloval agilný vývoj produktov, ktorý bol veľkoplošne prevzatý ako cez „kopirák“ pre všetky podnikové štruktúry a projekčné procesy.

Agilné podniky sa vyznačujú vysokou mierou flexibility a zosietenou formou myslenia:

  • Viaceré kroky projektu sa spracúvajú paralelne v (dielčich) tímoch a plánovanie procesov sa priebežne prispôsobuje
  • Členovia projektov v interdisciplinárnych tímoch vykonávajú rôzne roly a sú schopní flexibilne preberať rôzne úlohy
  • Vďaka (obsahovo a časovo) jasne definovaným čiastkovým úlohám s obsahmi, ktorých výsledok je však ešte otvorený, sa minimalizuje časová náročnosť projektov a úloh a súčasne zvyšuje kvalita výsledku
  • Zmeny, nepredvídané udalosti alebo nové vstupy sa anticipujú a flexibilne a zároveň transparentne zodpovedajú
  • Neustála komunikácia so všetkými zúčastnenými ako i zákazníkmi zabraňuje nesprávnemu smeru vývoja a nesprávnym predpokladom

Je zrejmé, že z hľadiska všetkých týchto funkcií sú tradičné kancelárske štruktúry s pevnými pracoviskami, samostatné kancelárie a zastaraná prezentačná technika, nevhodné. Pretože len vtedy, keď sú všetky osoby zúčastnené na procesoch vždy dokonale informované, môžu jednotlivé faktory agilného podniku navzájom do seba zapadať: Už len preto musí agilná kancelária obsahovať konštrukčné prvky podporujúce princípy scrumových a agilných princípov:

  • Otvorené a flexibilné plánovanie priestorov na vytvorenie projekčných tímov a rýchlej komunikácie
  • Vizualizačné a prezentačné pomôcky na každom meeting-pointe
  • Rôzne meeting-pointy na formálnu a neformálnu komunikáciu (konferenčná miestnosť verzus pult)
  • Ponuky rôznych pracovísk (písací stôl, priestor s pohodlným miestom na usadenie, pracovisko na prácu v stoji) zodpovedajúce rôznym pracovným krokom
  • Optimálne spojenie analógových a digitálnych vizualizačných a prezentačných pomôcok

Scrum v agilnej kancelárii: Menej mítingov, viac výsledkov

Úspech konceptu scrum spočíva v poznatku, že úspešné výsledky projektov sa nedajú od počiatku fixne naplánovať. Vo veľkej miere ide spočiatku o víziu výsledku, ktorá spočíva v dôslednej analýze požiadaviek zákazníkov.

Táto vízia, ktorá sa odráža/prejavuje v nadradenom plánovaní (takzvanom product backlog), sa formou priebežných výsledkov a detailných úvah, resp. jednotlivých krokov projektu (sprint backlog) v priebehu vývoja vždy znovu a znovu prispôsobuje faktickým danostiam.

Poradca pre agilnú kanceláriu wt$

Inými slovami: vysoko komplexné projekty sa síce nestávajú menej komplexnými, avšak ich rozložením na dielčie kroky, jasným priradením rolí a správnymi dokumentačnými a vizualizačnými technikami sa zjednodušuje ich prístupnosť a realizovateľnosť.

Kľúčovým prvkom metódy scrum sú štyri míľniky, nazývané mítingy, v ktorých členovia scrumových tímov zdieľajú svoju prácu a svoje výsledky s kolegami a inými dôležitými účastníkmi. Osobitosťou týchto mítingov je ich formalizácia vysokého stupňa:

  • Každý míľnik má svoju presnú tému a tomu zodpovedajúc presne stanovené obsahy
  • Každý míľnik sa koncentruje výlučne na túto tému
  • Každý míľnik má nutnú lehotu, ktorá nebude prekročená
  • Každý míľnik je pevne integrovaný v harmonograme projektu

Ako jednoducho znejú tieto pravidlá, tak revolučné sú však pri porovnaní s typickou kultúrou mítingov. Práve v počiatočnej fáze na ceste k agilnej organizácii je preto potrebný silný moderátor alebo coach, ktorý riadi fázu prechodu. V scrume sa táto rola nazýva scrum master.

Tento pracovník je nielen zodpovedný za plynulý priebeh, ale aj za to, aby zodpovedali požadované rámcové podmienky pre štyri rôzne typy mítingov. A to sa vzťahuje aj na zariadenie kancelárie.

Zariadenie kancelárie pre agilnú prácu: Štyri scenáre, štyri požiadavky na výbavu

Napriek tomu, že štyri druhy mítingov predstavujú podľa metodiky scrum len jednu oblasť agilnej metódy práce, sú perfektným príkladom toho, aká dôležitá je vzájomná interakcia stanovených rámcových podmienok, zariadenia a rozhodnutí v modernom podniku.

V sprint planning sa načrtáva nasledujúca fáza projektu (sprint) vo forme cieľov a úloh (tasks). Toto stretnutie so všetkými rolami v scrum frameworku (pracovník s rozhodujúcou právomocou product master, team master a scrum master) trvá maximálne dve hodiny v každom sprint-týždni a malo by sa preto tomu zodpovedajúc realizovať v optimálne vybavenej projekčnej miestnosti s dostatočnou pracovnou plochou a modernou prezentačnou technikou.

Daily scrum je každodenný úvodný míting scrum-tímu so scrum masterom. Trvá len maximálne 15 minút a konštatuje sa ňom, čo bolo alebo nebolo dosiahnuté v predchádzajúci deň a ako bude vyzerať nadchádzajúci pracovný deň. Tieto stretnutia sa uskutočňujú postojačky, aby sa dodržala požadovaná stručnosť. Perfektným miestom na toto stretnutie je pult, takzvaný taskboard (tabuľa na riešenie úloh) je takmer nevyhnutnosťou na prehľadné zobrazenie vybavených a na vybavenie čakajúcich úloh.

Sprint review vytvára predbežný záver na konci sprintu. Osobitosťou je tu vyžiadanie si feedbacku od zákazníka k aktuálnemu stavu produktu/projektu a jeho zahrnutie do plánovania nasledujúceho kroku. Tento maximálne jednohodinový míting v každom sprint-týždni by sa mal uskutočňovať v príslušne reprezentatívnej konferenčnej miestnosti, v ktorej zákazník získa pozitívny dojem o firme. Aj tu je nevyhnutnosťou najmodernejšia prezentačná a prednášková technika.

Sprint retrospektive konštatuje síce tiež závery týkajúce sa predchádzajúceho sprintu, je to však interná tímová záležitosť, v ktorej ide o spôsob práce tímu a v ktorej je priestor na kritiku a sebareflexiu. Toto 45-minútové stretnutie by sa malo uskutočňovať v príjemnom, chránenom prostredí, mimo vlastného pracoviska a „oficiálnych“ rokovacích miestností. Vhodnou možnosťou sú tu rohové priestory s pohodlným miestom na usadenie s bistro stolíkmi a kreslami.

Poradca pre agilnú kanceláriu wt$

Pripravení na agilnú kanceláriu? Čím zariadiť modernú firmu

Optimálne spojenie analógových a digitálnych vizualizačných a prezentačných pomôcok v agilnej kancelárii by sa nemalo podhodnocovať. S vizualizáciou a komunikáciou ako organizačným kľúčovým faktorom získajú klasické súpravy bielych tabúľ a flipchartov znovu nový význam.

Ako takzvaný taskboard (tabuľa na riešenie úloh), konštruovaný na základe kanbanovej tabule, je biela tabuľa jednoduchou vizualizačnou pomôckou, na ktorej je možné rozvíjať a priraďovať každodenné úlohy alebo väčšie plánovacie sekcie.

Preto by sa tieto mali umiestňovať na dobre viditeľné a využiteľné miesto, kde sa tímy (denne) stretávajú – teda nielen do konferenčnej miestnosti alebo separátnej kancelárie, ale aj vedľa pultov alebo meeting pointov.

Samozrejme, agilná kancelária existuje vďaka digitálnemu zosieťovaniu. Plánovania a dokumentácie sa spoločne zapracúvajú do digitálnych nástrojov. Preto je tak dôležitá mobilná technika – tablety, notebooky, smartfóny.

V agilnej kancelárii ich doplníte prezentačnými a pracovnými pomôckami, ako sú stolné stojany na tablety GO-TO™ alebo súprava Capture APP, pomocou ktorých môžete perfektne digitalizovať analógové schémy zobrazené na bielych tabuliach.

Jasná formulácia pre budúcnosť: Lepšie PREZENTOVAŤ znamená lepšie konať

Motto agilnej práce znie: Menej hovoriť, viac povedať, viac vykonať. Dôležitou súčasťou agilnej organizácie sú preto komunikačné školenia a nová mítingová kultúra. To všetko potrebuje cvik, vstupné údaje a čas.

Pri výbere správnej výbavy pre Vašu agilnú kanceláriu Vám, ako nášmu zákazníkovi, radi pomôžeme aj v osobnom rozhovore. Neváhajte, a kontaktujte nás.

Naše top kategórie z tohto poradcu