Organizačné systémy: prestaňte hľadať. Radšej nájdite.

To, či funguje doterajší organizačný systém v kancelárii, spoznáte najneskôr vtedy, keď je v podniku na pláne daňová kontrola alebo záverečná výročná bilancia. Ak vaši zamestnanci bezhlavo hľadajú tú alebo onú objednávku, je načase premyslieť si váš odkladací systém a objednať si príslušné triediace systémy u kaiserkraft. Ale aj počas každodennej organizácie procesov je premyslená informačná logistika jazýčkom na váhe, aby všetko bežalo hladko.

Prečo je poriadok v kancelárii dôležitý?

Aj keď je digitalizácia v plnom prúde, vždy ešte koluje v kancelárii množstvo papiera – a pritom ako nosič informácií vôbec nestratil na význame. Tento papier vo forme spisov, podkladov, objednávok a pod. musia mať správni zamestnanci k dispozícii presne v správnom čase.

Ak to tak nie je, môže sa objednávka stratiť, pretože príslušný kolega nenašiel všetky podklady. Alebo vybavujete jednu úlohu dvakrát, pretože zamestnanec nevedel, že k nej už existujú podklady.

Organizačné systémy a súvisiaci triediaci princíp spĺňajú v podstate najdôležitejšie predpoklady perfektnej procesnej organizácie. Každý zamestnanec vie, čo má urobiť. Nájde všetky relevantné podklady na pevnom mieste. Zodpovední pracovníci majú prehľad o aktívnych úlohách a objednávkach a môžu príslušne vypracovávať týždenné plány, ktoré sú zas ihneď viditeľné pre všetkých zainteresovaných zamestnancov.

Aké organizačné systémy na ktoré práce?

U kaiserkraft nájdete odkladacie systémy pre produktovú oblasť Kancelária, ale aj triediace systémy pre sklad, dielňu alebo výrobnú halu. Môžete ich pritom vždy používať tak flexibilne, ako je to pre váš podnik vhodné – aj keď určité produkty sú svojou podstatou v určitom prostredí najdôležitejšie:

Triediace tabule a dielenské plánovače patria k plánovaniu a postupovaniu informácií pri aktívnych úlohách a objednávkach. Tu sa napríklad popisy parametrov práce alebo zoznamy objednávok triedia podľa zamestnancov a dňa v týždni – a pritom sa hneď zatriedia na viacerých úrovniach.

Rozdeľovače pošty šetria váš čas, ktorí by ste vynaložili pri priamom doručovaní listov a balíčkov príjemcom, zatiaľ čo organizačné a triediace stanice do kancelárie alebo dielne zvládnu všetok ten chaos v množstve drobností.

Typické kancelárske informácie v spisoch sú na otočných stojanoch na zakladače nielen dokonale roztriedené, ale aj priamo a jednoducho prístupné.

Ako zariadiť dobre organizovanú kanceláriu?

Najneskôr vtedy, ak si u kaiserkraft objednáte nové organizačné systémy, by ste mali kriticky preveriť váš doterajší odkladací systém. Otázka pritom znie: skutočne nájde zamestnanec X vždy informáciu Y?

Pritom by ste mali skontrolovať nielen všeobecne relevantné poznatky, napríklad v spisoch alebo pri týždennom plánovaní, ale pozrieť sa aj na písacie stoly svojich zamestnancov: sú tam triediace odkladače, aby mohol každý zamestnanec samostatne organizovať svoje úlohy?

V mnohých kanceláriách je triediaci systém sofistikovanou štruktúrou, ktorá sa ako implicitné poznatky podáva ďalej. To sa pomstí väčšinou vtedy, keď sa pretrhne reťazec odovzdávania poznatkov od starých na nových zamestnancov. Preto by ste skutočne mali každý odkladací systém so všetkými priečinkami vždy jednoznačne označiť – a pre zabezpečenie lepšieho prehľadu okrem toho pracovať s farebnými kódovaniami pre spisy alebo určité oddelenia a kolegov.

Nakoniec je ešte potrebné preveriť miesto určitého zdroja poznatkov: dokáže každý získať prístup k svojej pošte nezávisle od systému pracovných zmien? Majú všetci relevantní zamestnanci prístup k objednávacím spisom alebo musia čakať, kým bude niekto na sekretariáte? Viete, kde sú uskladnené kancelárske materiály a máte k nim prístup?

Na všetky tieto otázky ponúka kaiserkraft odpoveď vo forme správnych produktov. Ak vám môžeme pri výbere pomôcť, kontaktujte nás.

eurokraft pro Organizačné systémy